Un empleado remoto crea presencia en su estado
En términos generales, el estado donde el empleado realiza físicamente el trabajo es el que reclama la retención de impuesto sobre la renta y el seguro de desempleo, sin importar dónde esté la sede de la empresa.
Eso puede implicar registro ante el departamento de ingresos y el de trabajo del estado, además de declaraciones periódicas nuevas.
Lista de verificación antes de contratar fuera del estado
Confirmar el estado de residencia y el estado donde trabajará físicamente el empleado.
Verificar si existe acuerdo de reciprocidad entre estados que evite la doble retención.
Registrar la empresa para retención estatal y seguro de desempleo antes del primer pago.
Revisar requisitos locales: algunos municipios cobran impuestos propios sobre la nómina.
Confirmar reglas estatales de seguro de compensación laboral, avisos obligatorios y pago final.
Impacto más allá de la nómina
La presencia de un empleado también puede crear nexo para impuestos de la empresa y, en algunos casos, para sales tax. Es una decisión que conviene revisar con su preparador antes, no en la declaración anual.
Siguiente paso
Gestionamos nómina en los 50 estados: registros estatales, depósitos, 941 trimestrales y W-2 al cierre del año, con las reglas de cada estado ya incorporadas.